Är Du vår nya Office Manager på AlzeCure Pharma?

Jobbet i korthet

Vi är ett passionerat växande läkemedelsbolag som fokuserar på forskning och utveckling av nya innovativa läkemedelsterapier för behandling av svåra sjukdomar som drabbar det centrala nervsystemet, såsom Alzheimers sjukdom och smärta. Vi söker nu en Office Manager till vårt team. Som Office Manager ansvarar du för att organisera och samordna administrativa uppgifter och för att se till att kontoret är effektivt och representabelt. Din roll är att skapa och upprätthålla en väl fungerande arbetsmiljö samt att säkerställa en hög organisatorisk effektivitet och funktionell kommunikation.

Du arbetar nära vår VD men tillhandahåller också administrativt stöd till dina AlzeCure-kollegor i projektrelaterade aktiviteter och i vårt kvalitetssystem.

Anställningen är en tillsvidareanställning med tillträde snarast. Kontoret ligger vid Karolinska Universitetssjukhuset Huddinge.

Du är välkommen att skicka en ansökan med CV, en kort beskrivning av din bakgrund, varför rollen passar dig samt två referenspersoner senast den 10 augusti till info@alzecurepharma.com. Besök gärna vår webbplats www.alzecurepharma.com för allmän information om AlzeCure Pharma.

Önskad bakgrund/krav

  • Tidigare erfarenhet av kontorsadministration inklusive organisering av kontor, inköp av materiel samt hantering av leverantörsfakturor
  • Tidigare erfarenhet av olika kontorsprogramvaror (e-postverktyg, kalkylblad och databaser) och andra IT-relaterade uppgifter
  • God kunskap i engelska – van att kommunicera både skriftligt och muntligt
  • Tidigare hantering av sociala medier och digitala plattformar
  • God samarbetsförmåga, och van att jobba självständigt
  • Tidigare erfarenhet av att samarbeta med leverantörer samt upphandling

Personliga Egenskaper

  • Du är en företagsam person som ser möjligheter, har ett starkt personligt driv och trivs att vara ”spindeln i nätet”
  • God problemlösningsförmåga
  • Du trivs med att hantera flera och varierande uppgifter
  • Du är detaljfokuserad men med möjlighet att se den större bilden
  • Du är nyfiken, positiv och proaktiv och trivs med att arbeta i en snabbt föränderlig miljö, där funktioner och processer utvecklas konstant, och där du bidrar till att sätta strukturer

Uppgifter & ansvar

  • Ansvara för att kontoret fungerar optimalt för alla anställda, att det representerar och uttrycker vår kultur och är representabelt för besökare
  • Assistera och stötta vår VD i den dagliga verksamheten
  • Hantera leverantörsfakturor i FortNox
  • Vara första kontaktpersonen för samtal, besökare och vissa e-mailadresser. Mottaga och prioritera inkommande förfrågningar
  • Ansvara för och distribuera AlzeCures post, fax och frakter
  • Ta emot besökare, förbereda mötesrum, koordinera catering, etc.
  • Uppdatera och arkivera interna system och filer
  • Ansvara för att administrera social media och digitala plattformar för digital marknadsföring
  • Vara projektledare och ansvara för hemsidan alzecurepharma.com
  • Koordinera och underhålla våra lokaler samt sköta kontakten med hyresvärd, städbolag med flera
  • Ansvara för kontorsförråd och allmänna inköp
  • Sammanställa och skapa rapporter och presentationer
  • Samarbeta med kontrakterade leverantörer och säkerställa hög service, inkluderande IT, kontorsmaterial, inventarier, resebokningar med mera
  • Hantera kontorsutrustning inkluderande telefoner, datorer, kopieringsmaskiner med mera
  • Att i samarbete med QA Director, underhålla AlzeCures kvalitetssystem, säkerställa att träning genomförs enligt tidsplanen, att revisioner genomförs samt ansvara för att hantera kvalitetsrelaterade dokument
  • Att i samarbete med CFO, säkerställa att avtalsreskontran är uppdaterad och underhålls enligt interna rutiner
  • Stödja och bidraga till kollegors arbete med olika typer av dokument